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工作效率立馬攀升的五大Evernote功能在這裡! 諾懷Know-Why

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你都怎麼運用工具來幫助自己提升工作效率呢?

所謂工欲善其事,必先利其器,當工作與生活中的各類資料無法有效做管理時,你是否也曾困擾於常常會花太多時間找文件,又或者收集了一堆資料,卻無法把它變成一整個有用的知識系統?
 
在遇上Evernote之前,我也曾因為這些原因而感到苦惱。當年,自己曾經利用Dropbox、GoogleDrive空間寫文,或做個人檔案的分類與整理,至於工作上相關的資料和文件,則存放電腦或辦公室的伺服器空間裡,至於工作筆記嗎,Office本身提供的OneNote就是我的好朋友,總地來看,好像各有歸處,其實資料散在各地,不僅要到不同地方尋找,萬一在不同地方需要取用時總不太方便。
 
離開從事近十年企管顧問的工作後,我的人生開始走向斜槓工作者:有正職工作,卻也兼著其他的事務。那時,工作常要四處移動,天天揹一台筆電出門又覺得太重,加上期待能夠行動編輯的需求增加,而GoogleDrive空間又瀕臨滿載狀態,種種因素讓我開始尋找一個能整合這一切的工具,而Evernote約莫在這個時候出現在我的生命中。
 
初時,對這工具的認識仍有限,大多時候僅做為工作和私人生活的筆記本,還沒有辦法靈活運用,過一陣子後,出於一種好奇,納悶這工具的功能應當不止如此,由於想知道這個軟體到底能發揮多大效用,加上好奇他人如何使用這工具,於是在圖書館借了二、三本書來閱讀,這一讀,不得了!對Evernote的依賴開始直線攀升,原來這玩意兒還有這麼多厲害的地方!沒多久,我就開始從免費工具轉換成付費使用者,幫助自己即使搭乘大眾運輸系統,也都能利用這短暫的零碎時間,用Evernote筆記或收集各類資訊。
 
整理了一下自己覺得幾個超好用的功能做分享,這些也是當初自己決定要付費使用的原因之一: 
 
一、跨同步裝置存取功能
 
由於是行動工作者,檔案若僅存於電腦,外出時總覺得困擾,利用Google雲端,在文件編輯上多少還是覺得不夠親民與便利。由於Evernote可以文字筆記,又能附加檔案,搭上跨裝置的同步功能,讓我即使在移動間,也可以隨時筆記一些想法,或者把檔案轉給相關人員,不受限時空。由於我的存取空間有家中筆電、辦公室電腦以及移動間的手機,因此,付費使用後,便不再困於二台的限制,更別說因為升級而取得其他更好用的功能。
 
二、資料共享
 
在工作中,因為常要處理許多跨專案事務,不同專案間又有不同的資料文件,因此,我習慣將每個專案開設一個堆疊資料筆記本,再透過裡面的記事分類該專案的各子項內容: 
 

圖說:Evnote中堆疊資料筆記本的置架構
 
有這樣的分類,不管是工作或私人的東西都可以放在同一個工具裡,又因為升級後可以上載配額變大,使用到目前,上載的檔案還不曾超過配額。加上Evernote可以分享給同樣有該工具帳號使用者外,也可以透過共用方式,讓其他人員以網路瀏覽方式查看相關資料,如:藏書。我的閱讀筆記(至2017/11) 
 
三、寄件到Evernote
 
這也是升級後的功能,卻非常好用。
 
由於常收到的件中可能有一些資訊提供或者待處理的事項,而每個Evernote都有自己專屬的電郵,如下:
 
 

圖說:只要開始使用Evernote,都有一個專屬電郵帳號
 
因此,在信箱內,設定一個收件者為Evernote帳號後,只要當下覺得需要先將資訊留存的內容都可以先寄給自己的Evernote中,並設定統一存放到一個筆記分類裡,事後再逐一整理,這樣的功能實在很方便,加上若該項目需要提醒自己時,Evernote也有設定提醒事項的功能,搭配一起使用就不會忘記。
 
四、資料標籤及關鍵字搜尋
 
人的大腦隨著年紀及事務增長,能記下的越來越少啦!
 
人腦記不得的東西,電腦卻可以代勞,因此,當所有筆記都放到Evernote後,只要記得依稀好像有這麼一件事,透過幾個關鍵字查找,就能在茫茫筆記海中搜尋出相關的文件,而這部分的搜尋還不只限於Evernote裡。即使是有事請教Google大神時,Evernote也會在網頁的頁面旁顯示,以提醒自己曾經有類似的筆記:
 

圖說:雖然在google搜尋,Evernote也會將相關資料於右方提醒 
 
除此之外,像我會希望記錄自己一整年下來寫了多少篇文章,因此,在Evernote用不同類別區分外,也會另做一個標籤標示年度(或其他分類),如此一來,我既可以從文章分類看到各類文我寫了多少篇,也可以回看整年度寫了多少文,真是方便自己記錄的方式。
 
五、螢幕擷取與文章存取
 
營幕擷取實在是超好用的啦!
 
像這篇文章就利用了不用這樣的功能完成,同時,Evernote裡不只有擷取功能,還可以對影像做標示與說明,讓截圖更一目了然重點在哪裡。當然,除了截圖外,有時候在行動間會看到一些不錯的文章,可能當下沒有太多時間整理,Evernote有個分享功能,只要在網路上看到想留存的文章,都可以用分享按鍵存到指定的筆記本內(像我有一個叫:「收集箱」的筆本),等後續有時間時再一一整理到相關筆記本中,相當實用。
 
 
 
當然,Evernote不僅這些功能讓我愛上它,像是各筆記之間關連參照,也是強大的功能之一(幫助我整理成自己的一套資料庫),不過,這部分想留到後續分享自己如何做專案管理及月行事曆中再提。其實,網路上搜尋也一定找得到許多人分享如何使用Evernote的文章,這一篇文章僅僅不過是另一個愛好者分享使用的方式與心得,也提供大家做為參考。
 
 
 
 
 

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